Canal de denuncias anónimo en la empresa

El anonimato en el canal de denuncias

Un canal de denuncias es un medio de comunicación que facilita la empresa para que los empleados, directivos, proveedores, o cualquier otra persona relacionada con la misma, puedan avisar de la posible comisión de un delito o fraude de manera confidencial y segura.

Esta herramienta de comunicación, permite detectar malas conductas de manera temprana y de esta manera, prevenir delitos que serían difícilmente detectables (acciones de corrupción, acoso, etc.).

Existen diferentes formas de implementar estos canales de denuncias, aunque mayoritariamente serán online a través de una aplicación web, también podrán realizarse desde un buzón o dirección de correo, por medios telefónicos, o de manera verbal: cara a cara con el responsable de la gestión de estas denuncias.

La obligatoriedad de su implantación viene recogida en nuestro Código Penal en el art.31 bis 5.4º, que establece la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención.

Además la UNE 19601 que regula los sistemas de gestión del cumplimiento (Compliance), establece en su cláusula 8.7 cómo debe ser la comunicación de incumplimientos o irregularidades, y en la cláusula 8.8 cómo debe llevarse a cabo la investigación de estos incumplimientos.

La protección del denunciante
Desde la Unión Europea en su Directiva (UE) 2019/1937, establece que deben aplicarse normas que garanticen una protección efectiva de los denunciantes. Esta protección, tan necesaria para prevenir y detectar el fraude y la corrupción, también salvaguarda el funcionamiento eficiente de los mercados, al permitir la igualdad de condiciones para las empresas y ofrecer beneficios a los consumidores.

Por su parte, la persona que comunica una información relevante sobre un delito, debe tener motivos razonables para creer, a la luz de las circunstancias y de la información de que disponga en el momento de la denuncia, que los hechos que denuncian son ciertos.

Ese requisito es esencial frente a las denuncias malintencionadas, frívolas o abusivas, para garantizar que aquellos que comuniquen deliberada y conscientemente información incorrecta o engañosa, no gocen de esta protección.

Al mismo tiempo, este requisito garantiza que la protección no se pierda cuando el denunciante comunique información inexacta sobre infracciones por un error cometido de buena fe. Por otro lado, en pos de la seguridad de los denunciantes, debemos entender que los motivos que le mueven a hacerlo deben ser irrelevantes para determinar si esas personas deben recibir protección.

El anonimato en el canal de denuncias
Para alcanzar la efectividad de un Canal de Denuncias en materia Penal, Fiscal o Laboral, es necesario que la denuncia no conlleve una penalización al denunciante. Para ello, existen diferentes opciones. Una de las cuales es el anonimato, que queda recogido en la normativa sobre Prevención del Blanqueo de Capitales y en la actual Ley de Protección de Datos (LO 3/2018), que lo señala en su artículo 24:

“Será lícita la creación y mantenimiento de sistemas de información a través de los cuales pueda ponerse en conocimiento de una entidad de Derecho privado, incluso anónimamente, la comisión en el seno de la misma o en la actuación de terceros que contratasen con ella, de actos o conductas que pudieran resultar contrarios a la normativa general o sectorial que le fuera aplicable. Los empleados y terceros deberán ser informados acerca de la existencia de estos sistemas de información.”

Con todo esto, la pregunta que muchas empresas se hacen es, si este anonimato, puede ser perjudicial para las empresas, ya que presenta una serie de dificultades que no suceden cuando el denunciante se identifica. Por ejemplo: no es posible realizar preguntas que ayuden a aclarar cualquier punto de la denuncia porque no se sabe quién realizó la misma. Tampoco sería posible garantizar la protección del denunciante al desconocerse su identidad. Y en tercer lugar, podría aumentar el número de denuncias de mala fe, provocando una acumulación de las mismas que harían inviable su gestión.

¿Es posible realmente crear un canal de denuncias anónimo?
Los avances tecnológicos permiten mantener el anonimato de una persona que denuncia a través de aplicaciones online que encriptan la referencia a su identidad, pero el hecho de que la contratación y configuración de estas herramientas sean realizadas por la empresa interesada, genera dudas al denunciante.

Para evitar reticencias, existe la posibilidad de crear canales anónimos de denuncias a través de su externalización, de esta manera, una empresa externa se convierte en un intermediario que gestiona los datos personales y los expedientes de denuncia y la hacen llegar de manera anónima al destinatario final.

¿Quién puede acceder a esta información?
La importancia del anonimato o la confidencialidad del denunciante están relacionadas, a su vez, con el hecho de que el expediente de denuncia se convierte en una fuente de información para otras partes implicadas. Por esto, aunque la accesibilidad es exclusiva para quienes desarrollen las funciones de control interno y de cumplimiento, en algunos casos, será necesario el acceso de terceras personas cuando resulte ineludible la adopción de medidas disciplinarias, o la tramitación de los procedimientos judiciales que en su caso procedan.
Por ejemplo, el departamento de Recursos Humanos de una empresa, podrá acceder al expediente cuando haya que tomar medidas disciplinarias contra un trabajador que en su momento fue denunciado por acoso.

La información anónima también debe ser destruida
Cualquier dato de quien formule la comunicación y de los empleados y terceros deberá conservarse en el sistema de denuncias únicamente durante el tiempo imprescindible para decidir sobre la necesidad o no, de iniciar una investigación sobre los hechos denunciados.

Transcurridos tres meses desde la denuncia, deberá procederse a su supresión del sistema de denuncias, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del modelo de prevención de la comisión de delitos por la persona jurídica.

Las denuncias a las que no se haya dado curso, solamente podrán constar en el sistema de forma “anonimizada”.

Transcurrido este plazo de tres meses, aunque el expediente haya quedado eliminado del proceso de canal de denuncias, se podrá seguir gestionando por el órgano al que corresponda, pero ya fuera del propio sistema.

Si las características de tu empresa te obligan a contar con un canal de denuncias, desde Lefebvre te ofrecemos una herramienta eficiente que cumple con toda la normativa en materia de prevención de delitos, y que garantiza la protección al denunciante mediante su anonimato en caso de que fuera necesario.